規程などを整備するにあたって、最初に作成すべきは「職務権限・決裁権限一覧」をおすすめします。
これさえ作成すれば、規程整備が捗ること間違いないんですが、途中で投げ出したくなるほどやることが多いのが現実です。
以下をご参考にしていただき、粛々と手を動かしましょう！
手順
1.業務分掌一覧の確認
業務分掌規程から紐付く業務内容を一覧にまとめます。
また、内容から起案部署及び起案者の職位、決裁部署・機関をあらかじめ想定しながら作業を行うといいでしょう。
2.決裁基準が明記された各種規程等の収集と確認
次に現状の定款及び各種規程、規則、要領、マニュアル、ガイドラインなど、主管部署や決裁機関などが記載されていると想定される各種資料を収集します。
主として定款に記載の「株主総会決議事項」、取締役会規程に記載の「取締役会決議(付議)事項」、そして職務権限規程に基づいて決裁
その後、
3.決裁権限等の決定
2で準備した資料を元にそれぞれの権限について決めていく作業を行います。
起案・承認・決裁・報告・確認など、それぞれに「△・◯・◎・□など」視覚的に分かりやすく表にするといいでしょう。
項目によっては金額等で条件を設けた方がいい項目についても、この段階で明確にしておくと今後実際の運用で従業員が判断に困ることは減りますので、明確にすることをおすすめします。
また、判断基準が規程等各種書類に記載してある場合は、規程に「職務権限一覧による」などするか、具体的な金額を規程等に直接記載しましょう。
※規程等と実際の運用に差が生じている場合についても、どちらを取るか検討し、必要であれば資料を修正します。
4.業務プロセスの確認
取締役会決議に附議や稟議申請、その他ワークフローなど、実際起案から決裁されるまでに利用される方法を確認し、表に加えましょう。
業務フローやマニュアルなどがある場合は、運用と差異が無いかも確認します。
また無い場合は主管部署に作成を依頼してしまうといいでしょう。
まとめ
自分が準備した際に行った内容を中心にまとめてみました。
手を付けると企業規模によっては非常に範囲が広く、関係者も多いため取りまとめるのには苦労しますが、しっかり作成すれば会社としてのレベルが一段上がるのでは無いかと思うほど重要なものとなりますので、担当にされてしまった人は頑張って取り組んでください。
参考サイト
→「職務権限一覧表」を見れば、一目で上場審査に合格出来るか否かが分かる理由。｜ジェイ・キャピタル・パートナーズ 【公式note】｜note
